تنظيم الوقت وإدارته في ظل وباء كورونا

مع انتشار فيروس كورونا في كل أنحاء العالم، ومن باب اتخاذ إجراءٍ احترازيٍّ للحفاظ على الصحة العامة؛ أغلقت الشركات والمطاعم والمقاهي أبوابَها، ومُنعت الأنشطة الرياضيّة والترفيهيّة والثقافيّة كافة، وفي بعض البلدان تقرر الحجرَ المنزلي للجميع ومُنع التجوّل خارجًا.

ومن ثم فقد أصبح للأشخاص الذين اعتادوا قضاء معظم وقتهم في العمل أو النادي أو الأنشطة الاجتماعية المختلفة، وقتٌ طويل من الفراغ في المنزل ووجب عليهم تعلم آلياتِ تنظيم الوقت ليتمكنوا من استغلال هذا الوقت الكبير أفضلَ استغلال.

ما معنى إدارة الوقت؟

إدارة الوقت: هي القدرة على التّخطيط والتحكم في كيفيّة قضاء الشخص ساعاتِ يومه من أجل تحقيق أهدافه بفعاليّة. وهذا ينطوي على تنظيم الوقت بين مجالات الحياة المختلفة من العمل والمهام المنزلية والحياة الاجتماعية والهوايات (1). 

يمضي الوقت دائمًا ولا يمكننا التحكم به، ولكن إدارة الوقت تكون من خلال تنظيم الأحداث في حياتك فيما يتناسب مع الوقت. 

قد ترغب في كثير من الأحيان في الحصول على مزيد من الوقت في يومك، ولكن لديك ٢٤ ساعة فقط أو ١٤٤٠ دقيقة أو ٨٦٤٠٠ ثانية كل يوم. 

تعتمد كيفيّة استخدامك لهذا الوقت على المهارات المُكتسبة من التحليل الذّاتي للمهام والتخطيط والتقييم والتحكّم في النفس.

إنّ إيجاد الإستراتيجيّة المناسبة لك في إدارة الوقت يعتمد على كلٍّ من شخصيتك وقدرتك على التحفيز الذاتي ومستوى الانضباط الذاتي. 

يمكنك إدارة وقتك بفعاليّة أكثر من خلال الدّمج بين بعض الإستراتيجيات الآتية أو كلها: (2)

اعرف كيف تقضي وقتك: 

من خلال تسجيل ما تفعله في أثناء اليوم مدةَ أسبوع، والوقت الذي استغرقه أداء كل مهمة، ثم تقييم هذا السجل لمعرفة الأنشطة التي استغرقت وقتًا أطول، والوقت الأكثر إنتاجية لديك، والمجال الذي استهلكت فيه معظم وقتك (ترفيه، أو عمل، أو العلاقات الاجتماعية، أو الدراسة..) (2).

حدّد أولوياتك: 

عن طريق تصنيف المهام التي لدينا ضمن أربع فئات: (عاجلة، غير عاجلة، مهمة، غير مهمة) (2).

أولًا: أنهِ كلَّ ما هو عاجل ومهم، ولا تبدأ يومك بشيء غير مهم ويمكن أداؤه بعد قليل (3). 

ثمّ حدّد أولوياتك من احتياجاتك واحتياجات الآخرين، وخطّط وفقًا لذلك، قد تجد من الأفضل إعداد قائمة خاصة بكل مجال (عمل، دراسة، أعمال منزلية..) (4).

تتيح لك قائمةُ المهمات ذاتِ الأولوية الأعلى أن تقول "لا" للأنشطة التي قد تكون مثيرة للاهتمام أو توفر شعورًا بالإنجاز ولكنّها لا تتناسب مع أولوياتك الحالية (2).

استخدام أدوات التخطيط:  

يوصي خبراء إدارة الوقت باستخدام "أداة تخطيط شخصية" لتحسين إنتاجيتك. 

تُعدُّ (دفاتر المذكرات الشخصية، والتقويمات، وبرامج الكمبيوتر، وبطاقات الفهرسة، ودفاتر الملاحظات) من الأمثلة على أدوات التخطيط الشخصية.

إذ يمكن أن تؤدي كتابة المهام والجداول الزمنية إلى تحرير عقلك للتركيز على أولوياتك. قد يفضل المتعلّمون السمعيّون إملاء أفكارهم على أنفسهم بدلًا من كتابتها. 

المفتاح هو العثور على أداة تخطيط واحدة تناسبك واستخدامها باستمرار (2).

تأكّد من الانتهاء من مهامك في خلال الإطار الزمني المحدّد، ثم حدّد المهام التي انتهيت منها فعليًّا (3).

ضع أهدافًا واقعيةً وقابلةً للتحقيق ومتناسبة مع الوقت المحدد لها: 

إن تخصيص ساعة واحدة -لمهمة تعرف أنها تتطلب كثيرًا من الوقت- ليس فيه فائدة (3). 

حدد المواعيدَ النهائية للمهام: 

حدد موعدًا يتناسب مع المهمة وحاول قصارى جهدك الالتزام به (4).

حافظ على تركيزك في أثناء أداء المهمة، وابتعد عن المشتتات (3).

توقف عن التسويف: 

لا جدوى من التخطيط للمهام إذا كنت تؤجلها دائمًا، قد يكون السبب هو الشعور بصعوبة المهمة، حاول تقسيمها إلى خطوات ومهام أصغر تتطلب التزامًا أقل بالوقت، وتؤدي إلى مواعيد نهائية ومحددة وواقعية (2،4). 

من المهم أن تدير الأمور التي تضيِّع الوقت: 

مثل تفقد البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي (2).

تجنّبْ المهام المتعددة: 

أظهرت الدراسات النفسية الأخيرة أن تعدد المهام لا يوفر الوقت، وفي كثير من الأحيان العكس هو الصحيح. قد يؤدي تعدّد المهام إلى صعوبة في التركيز وانخفاض في الإنتاجية (2).

كافئ نفسك: 

عندما تنجز شيئًا احتفل بإنجازك؛ يمكن أن تكافئ نفسك بقطعة شوكولا إذا أنهيت مهامك في المواعيد المحددة (3،4).

اعتنِ بنفسك: 

إن العناية والاهتمام الذي توليه لنفسك هو استثمار مهم للوقت، فيمكن أن يساعدك تحديدُ موعد للاسترخاء أو عدم ممارسة أي شيء على تجديد نشاطك البدنيّ والعقليّ، مما يتيح لك إنجاز المهام بسرعة أكبر وسهولة (4).

عندما تتعلم مهارات إدارة الوقت الجيدة باستمرار ستشعر بالتحرر من ضغط المواعيد النهائية للمهام الموكلة إليك، وستكون أكثر إنتاجية، وسيقل التسويف لديك، وستجد مزيدًا من الوقت للاسترخاء، مما يساعد على تقليل التوتر والقلق (4).

بغض النظر عن إستراتيجيات إدارة الوقت التي تستخدمها، يجب أن تأخذ بعض الوقت لتقييم كيفية عملها. 

اطرح على نفسك بعض الأسئلة البسيطة: 

- هل لديك توازن صحيّ بين العمل والحياة المنزلية؟

- هل تنجز المهام الأكثر أهمية في حياتك؟

- هل تستثمر وقتًا كافيًا في العناية بنفسك وصحتك؟

 إذا كانت الإجابة "لا" على أي من هذه الأسئلة، فأعد النظر في إستراتيجيات إدارة الوقت وحدد تلك التي تناسبك أفضل. تذكّر أنّ إدارة الوقت الناجحة اليوم يمكن أن تؤدّي إلى مزيدٍ من السعادة الشخصية، والإنجازات الأكبر في المنزل والعمل، وزيادة الإنتاجية، ومستقبل مرضي لك ولأهدافك (2).

المصادر:

1-Balcetis E، Nemko M، McWilliams A، Luna T. Time Management [Internet]. psychologytoday. 2020 [cited 27 March 2020]. Available from: هنا

هنا

2-Chapman S، Rupured M. Time Management: 10 Strategies for Better Time Management [Internet]. extension.uga.edu. 2014 [cited 27 March 2020]. Available from: هنا

هنا

3- Juneja P. Time Management Techniques [Internet]. managementstudyguide. [cited 27 March 2020]. Available from: هنا

هنا

4- LMHC، CACP D. 6 Tips to Improve Your Time Management Skills [Internet]. psychcentral. 2018 [cited 27 March 2020]. Available from: هنا

هنا