لمحة عن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ومشكلات تطبيقها

مفهوم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP:

هي العملية التي تدير المؤسسة عن طريقها إدارة متكاملة (المندمجة اندماجًا متكاملًا ومنتجًا) لمواردها وأقسامها، وتُستعمَل هذه الأنظمة غالبًا من قِبل الشركات الصناعية.

ويدمج نظامُ المعلومات (البرنامج) المخصص لتخطيط موارد المؤسسات مهامَ التخطيط والمشتريات والمبيعات والتسويق والمالية والموارد البشرية دمجًا متكاملًا.

يُستخدَم تعبير أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP -عادةً- للتعبير عن البرنامج المستخدم، والذي يكون له عدة تطبيقات برمجية تُنشئها الشركة صاحبة البرنامج وتطوِّرها.

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بالتفصيل:

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP Systems: هي أشبه بالمادة اللاصقة التي تصل الأنظمة الحاسوبية (الحواسيب) لمؤسسة ضخمة مع بعضها، ويكون -على نحو عام- لكل قسم نظامه الخاص المنشأ بالطريقة التي تتناسب مع مهمات هذا القسم، وكذلك الأمر يكون عند استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسة؛ إذ سيبقى لكل قسم نظامه الخاص، ولكن نظام التخطيط هذا يصل المهمات ويشارك المعلومات بين أقسام المؤسسة المختلفة بسهولة.

تشبه وظيفةُ برنامج تخطيط المؤسسة - في العمل- النظامَ العصبي المركزي؛ إذ يجمع البرنامج المعلومات عن مختلف أنشطة المنظمة وعن حالة كل قسم في المؤسسة، وتكون هذه المعلومات متاحة لاستخدامها من قِبل جميع الأقسام على نحو منتج وفعال، ويضيف المستخدمون المعلومات ويحدِّثونها على برنامج تخطيط المؤسسة بوقت حدوثها الفعلي.

ويُشبه برنامج تخطيط موارد المؤسسة الجهاز العصبي المركزي البشري بأنه يجمع قدرات كل جزء فيكون الوعي للمؤسسة، ويساعد المؤسسة على إدراك ذاتها بربط المعلومات عن الإنتاج والمالية والتوزيع والموارد البشرية مع بعضها، ويربط برنامج تخطيط موارد المؤسسة تكنولوجيا كل قسم من المؤسسة على حِدَة ويلغي المعلومات المكررة والمتضاربة التي تسبب عبئًا على المؤسسة.

وتتضمن هذه المهمة دمج الحسابات الدائنة وأنظمه إدارة المخزون وأنظمة التحكم بالطلبيات وقاعدة بيانات الزبائن (الحسابات الدائنة) جميعها بنظام (برنامج) واحد.

أنشأت شركة SAP أول برنامج تخطيط موارد للمؤسسات؛ وهي شركة برمجيات أسسها ثلاثة مهندسي برمجيات عام 1972 بمدينة مانهايم بألمانيا، وكان هدف شركة SAP ربط أقسام العمل عن طريق جمع المعلومات المشتركة من هذه الأقسام لمساعدة الشركة على العمل بكفاءة.

لماذا تفشل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات في تحقيق أهدافها:

قد تعاني الشركة تكاليف إضافية في حال عدم تطبيق نظام تخطيط الموارد بعناية؛ إذ لا يحقق هذا النظام الكفاءة بالعمل دائمًا، ولتحقيق هذه الكفاءة؛ يجب على الشركة أن تعيد النظر بطريقة تنظيم مجرى العمل لديها وإلا ستكون تكنولوجيا النظام غير متماشية مع مجرى عمل الشركة.

وعادة ما يكون فشل أنظمة تخطيط الموارد بتحقيق أهدافها عائد إلى عدم قدرة الشركة على التخلي عن أساليب عملها القديمة والتي لا تتماشى مع نظام تخطيط الموارد الجديد، فهناك بعض الشركات غير قادرة على ذلك بسبب كفاءة أنظمتها السابقة.

إنَّ مفتاح نجاح تطبيق نظام تخطيط الموارد هو أن يُطبَّق على المؤسسة كلّها تطبيقًا متزامنًا، وإن تطبيق النظام لكل قسم بالشركة على حدة سيتسبب بتكاليف إضافية ناتجة عن تطبيق النظام.

دراسة تطبيق شركة Fairchild Semiconductor, Inc. (Cebu) نظام تخطيط موارد المؤسسات PeopleSoft:

Fairchild: هي شركة عالمية رائدة في مجال إنتاج الطاقة واللوحات والواصلات الإلكترونية وأجهزة الإشارة المعقدة؛ مقر الشركة الرئيس في جنوب بورتلاند في الولايات المتحدة الأمريكية ولديها مقرات تصنيع غرب الأردن ومنشأة صهر رقاقات في سنغافورة ومقر للتجميع والاختبارات في الفلبين وفي كوالالمبور وبينانغ في ماليزيا وفي الصين، والحالة التي تُدرَس هي عن مصنع الشركة في الفلبين والذي يقع في ماكتان وهي المنطقة الصناعية في مدينة سيبو.

كانت رؤية شركة (Fairchild Semiconductor, Inc. (Cebu ومهمتها في مدينة سيبو تأسيسَ بيئة عمل صحية وآمنة والمحافظة عليها بجانب المحافظة على خدمة زبائن جيدة من قبل جميع موظفيها، وبذلك سيُقضى على المخاطر في الشركة وتُخلق بيئة عمل سليمة للموظفين وللمجتمع كاملًا.

وقد شرعت شركة Fairchild تطبيق نظام تخطيط الموارد على مستوى الشركة الأم في عام 1997؛ إذ لم يكن لدى الشركة نظام تخطيط كامل قبل عام 1997 عندما كان لديها منتجات وصلات إلكترونية فقط؛ بل كان لديها وحدات منفصلة متبناة من قبل الشركة الأم في كاليفورنيا/كالمحاسبة، وقررت الإدارة الجديدة للشركة عندما اشترتها Fairchild أن تطبق نظامًا متكاملًا يشمل نواحي عمليات الشركة جميعها.

اختيار نظام (برنامج) تخطيط الموارد للمؤسسة:

وقد أخذت دراسة أفضل نظام تخطيط للشركة قرابة ثلاثة أشهر ووفقًا لمدير أنظمة المعلومات في Fairchild السيد أيساو، ولإنجاز هذه المهمة؛ ذهب الأشخاص الرئيسون للشركة في مدينة سيبو وبينانغ إلى مقر الشركة الرئيس في جنوب بورتلاند في أمريكا مدة شهر ليتوصلوا إلى المواصفات المفصلة لاختيار النظام (مثل عدد الرموز وطول الحقول وعدة تفاصيل أخرى للنظام).

قُيِّمَت عروض من شركات مثل PeopleSoft و Oracle و SAP، وكان للتقييم المعايير الآتية:

أ – شرح النظام (البرنامج) الفعلي على أرض الواقع (شرح كامل عن كيفية عمل البرنامج وكيفية استخدامه) 50%

ب – العرض المقدم من الشركة 20%

ج – كلفة النظام 30%

واجتمع الصناعيون والمخططون في الشركة لنقاش ما توصلوا إليه بعد دراسة العروض، ولاحظوا أن طرائق معالجة نظام Oracle للوظيفة المالية كانت جيدة؛ في حين كان نظام PeopleSoft الأفضل في طرائق معالجته لوظائف الموارد البشرية إضافة إلى أنه حصل على نقاط أكثر من غيره بقليل في اعتبارات أخرى.

وبدأت شركة Fairchild تطبيق نظام تخطيط الموارد في آب 1997 لوظيفة الموارد البشرية بوصفها مرحلة أولية، فأخذت هذه المرحلة ما بين شهر إلى شهرين، وأما المرحلة الثانية؛ كانت تطبيق النظام لوظيفة المخزون؛ إذ واجهت الشركة مشكلات في هذه المرحلة على الرغم من تكوين فريق من مدير المشروع وموظفين تشغيليين وموظفي نظم المعلومات ومن أقسام أخرى مختلفة؛ فكانت هناك صعوبة في تعلم النظام الجديد، ولم يتمكن مستخدمو النظام في مجال الشحن في الشركة من فهم البرنامج وأدُّوا عملهم دون استخدامه؛ مما أدى بالشركة لمواجهة تحديات أخرى، فواجهت الشركة مشكلة أخرى تتعلق ببطء البرنامج بسبب وجود المخدم الرئيسي في بورتلاند، وبسبب هذه المشكلات لم تكن قاعدة البيانات دقيقة؛ مما أدى إلى نشوء فروقات في المخزون بقيمة ملايين الدولارات إضافة إلى تكاليف إلغاء هذه الفروقات.

وكانت بذلك تكلفة تطبيق نظام PeopleSoft أكثر من الميزانية المرصودة له بثلاثة أضعاف بسبب مصاريف التدريب والتخصيص، وعلى الرغم من أن الميزانية المرصودة لحيازة نظام PeopleSoft بدت أقل من الميزانية المرصودة لمنافسيه؛ لكن كانت التكلفة الحقيقية للتطبيق بين 14 إلى 18 مليون دولار أمريكي متضمنة مصاريف السفر والتدريب والإلكترونيات الإضافية اللازمة.

ومن بين الأمور التي كان على الشركة أخذها بعين النظر:

-التوجيه المسبق للتطبيق وخاصة لموظفيها:

إذ كانت المواقع الادارية في الشركة فقط على دراية بالمشروع الجديد، بينما أُعلِم الموظفون في المستويات الأخرى قبل ثلاث أو أربع أسابيع قبل التطبيق فحسب، ولو جهَّزت الشركة موظفيها ووفرت لهم الخلفية المطلوبة ليكونوا قادرين على استخدام النظام الجديد بالمراحل الأولى من قرار تطبيق النظام؛ لكان هؤلاء الموظفين على جاهزية أكبر لاستخدام النظام الجديد وتعلمه.

-إنَّ تطبيق النظام بصورة غير مركزية كان أمرًا ضروريًّا جدًّا للتخلص من مشكلة بطء البرنامج بسبب مركزيته ووجوده في بورتلاند.

-معالجة (توحيد) واجهات البرنامج بين وظائف النظام؛ أي يجب أن يكون للنظام واجهات موحدة للوظائف جميعها.

المصادر:

1- هنا

2- هنا